Meão de Convênios terá sistema on-line de compras

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O coordenador Financeiro da CC-FUABC
e idealizador da iniciativa, Danilo Sossego Guedes de Freitas.

Crédito: divulgação

Maior unidade mantida da Fundíbuloção do ABC, a Meão de
Convênios (CC) está treinando diretores, gerentes e
coordenadores para implantação de sistema on-line para
realização e séquito dos processos de compras. Através
de utensílio gratuita – o Trello –, foram desenvolvidos
modelos personalizados dentro de fluxograma que atende às
principais demandas de compras e contratação de serviços da
CC-FUABC.

A partir do pedido inicial de compra, o setor solicitante
insere cópia do processo no sistema e, maquinalmente, todas
as demais áreas envolvidas são acionadas – porquê as diretorias
Universal, Administrativa, Jurídica, de Compras e
Financeira/Orçamentos. Conforme regulamento interno, cada
diretoria da Meão de Convênios deve indagar, executar as
etapas referentes à sua área e apender a documentação pertinente
para que os processos de compras e contratação de serviços
tramitem internamente.

“As ideias principais do sistema são a transparência, a
organização e a desembaraço, que são obtidas a partir da
eliminação de papel e da ampla visibilidade dos processos,
on-line e em tempo real. Todas as diretorias envolvidas
conseguem consultar no computador, celular ou tablet o
curso do processo, as tarefas que faltam para a conclusão,
se está parado, onde e com quem estão as pendências. É uma
utensílio simples, intuitiva e que permite reunir 100% do
processo na plataforma on-line, inclusive com anexos de
orçamentos, pareceres e o próprio contrato de compra”, detalha
o coordenador Financeiro da CC-FUABC e idealizador da
iniciativa, Danilo Sossego Guedes de Freitas.

Inicialmente, o novo sistema interno de compras será utilizado
somente para aquisições de até R$ 8.000,00, para que toda a
equipe se habitue à novidade rotina e para que possíveis melhorias
e aperfeiçoamentos sejam implantados. “É um programa bastante
dinâmico. Conversamos com todas as diretorias para identificar
individualmente as etapas dos processos de compras e as
demandas específicas daquele setor. A partir dessa análise,
criamos um fluxograma universal, personalizado para a Meão de
Convênios, que buscou incluir de maneira bastante simples todas
as sugestões passadas pelos setores. Porém, conforme os
processos estiverem em desenvolvimento, zero impede que
apliquemos melhorias no sistema. Isso é, inclusive, alguma coisa
bastante oriundo”, completa Danilo Freitas.

FERRAMENTA ON-LINE

O Trello é uma utensílio gratuita, flexível e visual de
organização corporativa. O sistema evita longas trocas de
e-mails, planilhas desatualizadas e substitui softwares
complicados de gestão de projetos. Os arquivos inseridos são
maquinalmente sincronizados com todos os dispositivos de
chegada, porquê computadores, telefones e tablets. Além disso, os
membros das equipes têm espaço para conversa via chat,
semelhante a uma rede social, pela qual as dúvidas e
informações sobre o projeto são passadas de maneira rápida e
objetiva.

Meão de Convênios terá sistema on-line de compras
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